会議の議事録の取り方｜録音から作る 4 ステップとテンプレート

会議の議事録を任されると、話を聞きながらメモを取り、終わってから清書し、決定事項の抜けを心配することになりがちです。議事録の取り方で一番効くのは、書き方の工夫よりも、会議を録音して後から文字にすることです。

この記事では、議事録に書くべき項目とテンプレート、録音から議事録を作る 4 ステップ、精度を上げるコツをまとめます。社内会議、取引先との打ち合わせ、オンライン会議のどれにも使えます。

インストールも登録も不要で試せる方法なので、IT 部門の承認を待たずに今日の会議から始められます。

議事録に書くべき項目

議事録の目的は、出ていない人にも結論と次にやることが伝わることです。発言を全部書き写す必要はなく、次の項目がそろっていれば役目を果たします。

• 日時・場所：オンライン会議なら使ったツール名でも構いません。
• 出席者：欠席者や配布先だけの人は分けて書きます。
• 議題：事前に決まっていたものを番号付きで並べます。
• 決定事項：議題ごとに「何をどう決めたか」を一文で。
• ToDo（担当・期限）：誰が、何を、いつまでに。最も読まれる部分です。
• 保留事項：結論が出ず、持ち越した論点。
• 次回：次回の日時と、それまでの準備。

そのまま使えるテンプレートです。定例会議にも打ち合わせの議事録にも流用できます。

■ 議事録
会議名：
日時：      場所／ツール：
出席者：          欠席者／配布先：
議題：1.   2.

■ 決定事項
1.
2.

■ ToDo
| 内容 | 担当 | 期限 |

■ 保留事項

■ 次回　日時：      準備すること：

社外の人がいる打ち合わせでは、出席者欄に会社名と役職も書いておくと、後で見返したときに誰の発言か分かります。

録音から議事録を作る 4 ステップ

流れは、録音の準備、文字起こし、要点・決定事項・ToDo の抽出、確認と配布です。

ステップ 1：録音の準備

最初に、出席者に録音してよいか確認します。社外の人がいるときは特に、事前の一言がマナーです。会社に録音のルールがあれば、それに従ってください。

対面なら、スマホのボイスメモを机の中央に置きます。発言者との距離がそろい、全員の声を拾いやすくなります。鞄やポケットの中は声がこもるので避けます。Zoom や Teams などのオンライン会議では、それぞれの録画機能が手軽です。ホストの許可や設定が必要な場合があるので、会議の前に確認しておきましょう。

ステップ 2：文字起こしする

録音ファイルを音声文字起こしのページに置きます。登録は不要です。対応形式は m4a、mp3、wav、aac、ogg、webm の音声と、mp4、mov、m4v の動画（音声だけを使います）で、1 ファイル 180 分、500MB まで。長い会議でも分割は要りません。

3 分を超える録音は、最初の 3 分が無料で文字起こしされ、聞き取りの具合を確かめられます。この無料プレビューでは回数を消費しません。問題なければ全文を文字起こしします。1 回分は 3 分で、1 時間の会議なら 20 回分です。

結果には話者が「A」「B」のように自動で分けて表示され、発言ごとにタイムスタンプが付きます。誰の発言かが追え、「A」を実際の名前に直せば、書き出した文書にも反映されます。声が似ている人や同時に話している部分は、ずれることがあります。

ステップ 3：要点・決定事項・ToDo を取り出す

全文の文字起こしが終わると、「議事録」タブで要点、決定事項、ToDo、担当、保留事項に整理されます。これが議事録のたたき台で、上のテンプレートにそのまま貼れます。

短くまとめたいときは「要約」です。300〜500 字の要約とキーワードが出るので、上司への報告メールの下書きにもなります。ケバ取りや整文を含む整形に、追加の回数はかかりません。ただし、これらは全文の文字起こしが終わってから使える機能で、無料プレビューだけでは使えません。

出力はあくまで下書きです。期限など、会議中の言い回しによっては整理しきれない項目があるので、足りない部分は録音を聞き返して補います。タイムスタンプを押せばその位置から再生できます。

ステップ 4：確認して配布する

• 決定事項の表現が、会議の結論と合っているか
• ToDo の担当と期限が、本人の認識と一致しているか
• 数字、日付、人名、社名、製品名に間違いがないか
• 議事録に残さない方がよい雑談が混ざっていないか

結果は TXT、Word（.docx）、字幕用の SRT で保存できます。社内に配る議事録は、Word で保存して整えるのが一般的です。タイムスタンプの有無も選べるので、配布用は付けない、自分の控えは付ける、と使い分けられます。

手書きメモ・手入力との比較

議事録の自動化ツールを使うと、従来のやり方と何が変わるのかを表にしました。会議の内容や慣れで変わるので、すべて目安です。

項目	手書きメモ・手入力	録音から文字起こし
所要時間の目安	会議時間の 1.5〜2 倍かかることが多い	文字起こしの待ち時間に加え、確認と修正が中心
抜け漏れ	メモを取る間に聞き逃しやすい	録音が残り、聞き返して補える
発言者の記録	自分の記憶頼み	話者ごとに分かれる
準備	ペンとノート、または PC	スマホ 1 台と許可取り
注意点	清書で書き写しミスが入る	出力は下書き。固有名詞は要確認

手書きメモには、会議中に考えを整理できる良さがあります。「重要な決定だけメモし、あとは録音に任せる」という併用が現実的です。

議事録の精度を上げるコツ

• 用語リストを入れる：全文の文字起こしを始める前に、人名、部署名、社名、製品名、専門用語を入れておくと、その表記に合わせて文字になります。
• 冒頭で出席者が名乗る：「営業部の田中です」と一人ずつ話してもらうと、後で話者の「A」「B」を名前に直す手がかりになります。
• 決定事項は会議中に声に出して確認する：「では、来週までに佐藤さんが対応、ということで」と言葉にすれば、議事録にも残り、認識のずれも防げます。
• 雑音を減らす：エアコンの音、紙をめくる音、キーボードの音が大きい場所は避け、スマホのそばで資料をがさつかせないようにします。

聞き取れない箇所は「（不明）」と表示されるので、その部分だけ録音を聞き返せば済みます。

社外秘の会議でも使えるか

公開されている案内では、次のようになっています。

• 音声ファイルは文字起こしのためだけに送信され、処理後すぐに削除されます。途中で止めたファイルも 24 時間以内に自動削除されます。
• 音声や結果が AI の学習に使われることはありません。
• 登録は不要で、文字起こしの履歴はブラウザ内だけに残ります。サーバー側の結果は完了後 2 時間で削除されます。
• 音声は文字起こしのため、外部の AI サービス（有料の API）に送られます。

社外秘の会議の録音を外部サービスに送ってよいかは、会社の情報管理のルールで決まります。使う前に、社内の規程や上司、情報システム担当に確認してください。プライバシーポリシーも読んだうえで、判断に迷う会議では使わない選択も有効です。

よくある質問

関連記事

👉 音声文字起こし（最初の 3 分は無料） — 登録不要、最初の 3 分は無料で確認できるブラウザの文字起こし。

👉 録音をテキストにする方法 — ボイスメモ・IC レコーダー・Zoom の録音の取り出し方と、無料の 3 つの方法の比較。

👉 音声ファイルをテキストにする方法 — m4a・mp3・mp4・wav など形式別の注意点と、長いファイルの扱い。